Praca biurowa często wiąże się z powtarzalnymi czynnościami, które należy wykonywać w cyklicznych odstępach. Istnieją na szczęście sprawdzone sposoby, pozwalające na automatyzację wielu czasochłonnych zadań. Poświęcenie czasu na opracowanie skutecznych procedur operacyjnych generuje daleko idące oszczędności finansowe i umożliwia lepiej organizować harmonogram pracy dla osób zatrudnionych. W dzisiejszym artykule przedstawiamy obszary, które łatwo dają się automatyzować. Jakie rozwiązania warto wdrożyć w swoim biurze? Jakie narzędzia okażą się szczególnie pomocne w procesie automatyzacji?
Jakie rodzaje prac biurowych stwarzają możliwości w zakresie automatyzacji?
Postępująca cyfryzacja biznesu niesie szereg niekwestionowanych korzyści. Żmudne kwestie kadrowo – płacowe można w dużej mierze scedować na profesjonalne oprogramowanie, które pozwoli automatycznie wykonywać takie czynności, jak rozliczanie czasu pracy, naliczanie wynagrodzeń, zarządzanie zasobami ludzkimi, tworzenie i aktualizacja umów kadrowych, rejestrowanie zwolnień lekarskich i rozliczanie urlopów. Dobry program kadrowy pozwala na personalizację funkcji pod kątem profilu działalności użytkownika. Ponadto oferuje możliwość integracji z innymi systemami, wchodząc tym samym w zakres kompletnego systemu kadrowego w firmie.
Kolejnym obszarem, gdzie automatyzacja odnosi spektakularny sukces, pozostaje sfera księgowości. Program księgowy tworzy schematy do rejestrowania wszystkich rodzajów dokumentacji w przedsiębiorstwie, a następnie przeprowadza automatyczne naliczanie deklaracji podatkowych w oparciu o wprowadzone dane. Na liście niezbędnych funkcji znajdują się również narzędzia do wystawiania faktur. Jeśli interesuje Cię automatyczna faktura VAT program księgowy okazuje się doskonałą propozycją. Systemy księgowe bardzo często wyposażone są w dodatkowe moduły amortyzacji środków trwałych i ewidencji wyposażenia. Automatyzacja czynności inwentaryzacyjnych nie tylko zmniejsza nakłady czasowe, lecz przede wszystkim gwarantuje spełnienie zasady kompleksowości i zgodności z aktualnymi przepisami.
Zastanawiając się, jak zautomatyzować pracę w biurze, nie możemy pominąć obszaru zarządzania relacją z klientami (CRM). Również w tej kategorii sposobem na efektywność i oszczędność staje się zakup dedykowanego oprogramowania. Istnieją na rynku rozbudowane programy do CRM, integrujące w sobie moduły rozrachunków z kontrahentami, narzędzia do analizy komunikacji z klientem, a także wtyczki do tworzenia raportów i śledzenia aktywności obecnych i potencjalnych kupujących. W ramach oprogramowania CRM znajdziemy często opcje mailingowe, które umożliwiają rozsyłanie personalizowanych wiadomości marketingowych do poszczególnych klientów.
Program kadrowy i księgowy od Reset2
Jako przykład kompletnych rozwiązań służących automatyzacji pracy w biurze mogą posłużyć narzędzia opracowane przez firmę Reset2. W ofercie tego producenta oprogramowania dla biznesu znajdziesz m.in. pełnozakresowy program kadrowy i program do księgowości. Programy te integrują w sobie rozległe funkcje dodatkowe, np. obsługa stanów magazynowych, windykacja należności od kontrahentów, czy automatyczna faktura VAT Program do księgowości od Reset2 wpisuje się w potrzeby firm z pełnego przekroju dziedzin gospodarki. Więcej informacji uzyskasz na stronie www.reset2.pl.
